Para dar de alta un nuevo Documento o generar una nueva revisión, debemos ir a Nuevo
Completamos los distintos atributos:
Las listas de los atributos, como Categoría, podrán ser editadas por el administrador principal del site.
- Categoría: son agrupaciones generales para el documento, ejemplo Manual, Instructivo, Procedimiento, etc.
La categoría va a definir el tipo de documento que podemos dar de alta: archivo, link interno o url externa. - Gr. funcional: suele representar el área o sector, y es el que va a dar el permiso de visualización del documento a los usuarios.
- Selección de normas: seleccionamos del listado de normas/punto de norma todas aquellas que apliquen al documento. Tenemos la opción de asociar una norma completa, o algunos puntos de norma en particular.
- Selección de divisiones: seleccionamos del listado la/las divisiones que apliquen al documento. Tenemos la opción de asociar una división completa, o algunas unidades operativas en particular.
- Código: aquí debemos ingresar el código del documento, y puede estar definido de las siguientes formas:
- Numeración documental obligatoria: será obligatorio generar el código a partir de las opciones que nos ofrece para cada segmento al presionar el icono de la flecha.
- Numeración documental optativa: nos ofrece la ayuda de la numeración documental pero también nos permite modificar el código o directamente escribirlo.
- Manual: se ingresa manualmente el código.
- Versión: indicamos la versión del documento. Por lo general son números consecutivos para realizar un seguimiento de las distintas versiones de un mismo documento.
El sistema permite tener solo un documento con el mismo código y versión. - Título: es el título o tema del documento, una descripción corta de lo que trata.
- Resumen: podemos detallar un poco más sobre el documento, incluyendo etiquetas que nos van a ayudar a la hora de realizar una búsqueda. También se utiliza para indicar qué cambios se realizaron respecto a la versión anterior.
Tipos de documento
- Documento a distribuir: si la categoría seleccionada permite subir archivos, tendremos la opción de seleccionar el documento a subir. Este será el que visualizarán los usuarios.
- Documento base para la edición: de forma opcional podemos dar de alta el documento base, que nos servirá para editar el documento en caso de un futuro reversionado. Por ejemplo, si el documento a distribuir es en formato PDF, damos de alta como documento base el word que le dio origen.
- Vínculo (intranet): si la categoría seleccionada lo permite, podremos indicar el vínculo al documento ubicado en la red interna (tener en cuenta que de acuerdo al navegador en que se esté trabajando, pueden existir limitaciones para este tipo de documentos).
- Vínculo (ref. ext.): si la categoría lo permite, podemos indicar el vínculo externo al documento, que se encuentra en otro sitio o página.
Tener en cuenta que de las tres opciones indicadas anteriormente, al dar de alta un documento, debemos utilizar solo una.
Circuito de firmas
- Elaborador: Indicamos quién fue el usuario que elaboró el documento y la fecha.
- ¿Generar circuito de firmas?: indicamos si el documento va a tener un circuito de firmas, que gestionaremos luego del alta del documento, o no. En caso de que no tenga circuito de firmas, podemos también indicar quién revisó y quién aprobó el documento.
- Revisor: de acuerdo con las reglas aplicadas al documento según la categoría y grupo funcional seleccionado, y si indicamos que no se generará circuito de firmas para el documento, podemos indicar quién fue el usuario que lo revisó y la fecha.
- Aprobador: de acuerdo con las reglas aplicadas al documento según la categoría y grupo funcional seleccionado, y si indicamos que no se generará circuito de firmas para el documento, podemos indicar quién fue el usuario que lo aprobó y la fecha.
- Próxima revisión: si la regla asociada al documento lo permite, podremos indicar la fecha de la próxima revisión.
- Estado: según la regla asociada al documento, podremos indicar el estado en que se encuentra el documento. Si realizar el circuito de firmas es obligatorio, no podremos indicar que el documento está aprobado.
Los estados en que se puede encontrar un documento son:- Elaboración: el documento fue dado de alta y no fue revisado ni aprobado. Se encuentra a la espera de circuito de firma o cambio de estado para que pueda ser visible por los usuarios.
- Revisión: el documento se está revisando. Puede estar en proceso de firmas. Aún no es visible por los usuarios.
- Aprobado: el documento fue aprobado y puede ser visualizado por los usuarios.
- Obsoleto: el documento ya no se encuentra vigente, ya sea porque fue reemplazado por una nueva versión, o porque ya no aplica. El documento ya no será visible por los usuarios.
- Rechazado: el documento fue rechazado, generalmente antes de ser aprobado. Es decir, nunca fue visible para los usuarios. Se quiere mantener la trazabilidad, pero se desea reutilizar el número de versión, por lo cual se indica que su estado es rechazado. No es visible por los usuarios.
Luego de completar toda la información vamos a Guardar el documento.